Czy Twoja księgowość ciągnie Cię na dno? 5 sygnałów ostrzegawczych, że potrzebujesz zmian
Prowadzisz małą firmę i czujesz, że coś z księgowością jest nie tak? Może przeraża Cię perspektywa kolejnego zamknięcia miesiąca, a dokumenty walają się po całym biurze? A może po prostu masz wrażenie, że płacisz za księgowość za dużo, a w zamian otrzymujesz zbyt mało? To mogą być pierwsze sygnały alarmowe. Ignorowanie ich może doprowadzić do poważnych problemów finansowych, a nawet – w skrajnych przypadkach – do bankructwa. Zbyt wielu przedsiębiorców traktuje księgowość jako zło konieczne, a to błąd. Dobrze prowadzona księgowość to podstawa sukcesu każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Ale jak rozpoznać, że Twoja księgowość szwankuje? Przygotowałem listę 5 sygnałów ostrzegawczych, które powinny zapalić Ci czerwoną lampkę.
1. Notoryczne opóźnienia w raportowaniu i płatnościach
Pierwszym, i chyba najbardziej oczywistym, sygnałem problemów jest notoryczne spóźnianie się z raportowaniem. Nie chodzi o jednorazową sytuację, kiedy coś wypadło, ale o regularne przekraczanie terminów. Jeśli Twoja księgowa/księgowy albo biuro rachunkowe notorycznie spóźnia się z dostarczeniem raportów do urzędów, to znak, że coś jest nie tak. Może są przeciążeni pracą, może nie mają odpowiednich narzędzi, a może po prostu nie przykładają się do swoich obowiązków. Konsekwencje? Kary finansowe ze strony urzędów skarbowych i ZUS-u. A to tylko wierzchołek góry lodowej. Opóźnienia w raportowaniu oznaczają również, że Ty, jako przedsiębiorca, nie masz dostępu do aktualnych danych finansowych. Nie wiesz, jak naprawdę wygląda sytuacja Twojej firmy, co uniemożliwia podejmowanie strategicznych decyzji. Pamiętaj, że spóźnione płatności to także pogorszenie relacji z kontrahentami, co w dłuższej perspektywie może wpłynąć na reputację Twojej firmy.
Co więcej, wyobraź sobie sytuację, w której starasz się o kredyt bankowy. Bank na pewno poprosi Cię o dokumenty finansowe. Jeśli Twoje raporty są spóźnione, niekompletne lub zawierają błędy, szanse na uzyskanie kredytu maleją. Dobra księgowość to fundament wiarygodności Twojej firmy w oczach instytucji finansowych.
2. Brak jasnej komunikacji i trudności w uzyskaniu odpowiedzi na pytania
Księgowość to nie czarna magia. Powinieneś rozumieć, co się dzieje z finansami Twojej firmy. Jeśli Twoja księgowa/księgowy posługuje się niezrozumiałym językiem, unika odpowiedzi na Twoje pytania lub zbywa Cię ogólnikami, to powinieneś się zastanowić, czy to właściwa osoba na tym stanowisku. Dobry księgowy to partner, który potrafi wytłumaczyć skomplikowane kwestie w prosty i zrozumiały sposób. Powinien być dostępny, odpowiadać na Twoje pytania na bieżąco i informować Cię o wszelkich istotnych zmianach w przepisach. Pamiętaj, że to Ty płacisz za te usługi i masz prawo oczekiwać profesjonalnej obsługi. Brak komunikacji to prosty przepis na chaos i nieporozumienia, które mogą Cię drogo kosztować.
Spróbuj zadać Twojemu księgowemu kilka konkretnych pytań, np. Jakie są prognozowane podatki za ten kwartał? albo Jak mogę zoptymalizować moje koszty?. Jeśli otrzymasz wymijające odpowiedzi lub usłyszysz to zbyt skomplikowane, żeby to wyjaśnić, to alarm powinien dzwonić na cały regulator. Dobry księgowy powinien być Twoim doradcą finansowym, a nie tylko osobą, która zaksięgowuje faktury.
3. Chaos w dokumentach i brak kontroli nad finansami
Czy Twoje faktury leżą w stertach na biurku? Czy tracisz czas na szukanie konkretnego dokumentu? A może nie wiesz, gdzie trzymane są umowy i inne ważne dokumenty firmowe? To kolejny sygnał, że Twoja księgowość woła o pomstę do nieba. Dobra księgowość to porządek w dokumentach, jasny system ich przechowywania i łatwy dostęp do informacji. Powinieneś mieć możliwość szybkiego sprawdzenia, jakie faktury zostały zapłacone, jakie jeszcze czekają na zapłatę i jakie są Twoje zobowiązania podatkowe. Brak kontroli nad dokumentami to proszenie się o kłopoty podczas kontroli skarbowej. Poza tym, chaos w dokumentach utrudnia zarządzanie finansami i planowanie przyszłości Twojej firmy. Wyobraź sobie, że chcesz sprawdzić, jakie były Twoje przychody w zeszłym roku. Jeśli musisz przekopać się przez sterty papierów, to stracisz mnóstwo czasu i energii. A czas to pieniądz, prawda?
Pomyśl o wdrożeniu systemu do zarządzania dokumentami. Dostępne są różne programy, które pozwalają na skanowanie, archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów w sposób elektroniczny. To nie tylko oszczędność czasu, ale także większe bezpieczeństwo. Dokumenty w formie elektronicznej są mniej narażone na zniszczenie lub zagubienie.
4. Brak inicjatywy w zakresie optymalizacji podatkowej i redukcji kosztów
Dobry księgowy to nie tylko osoba, która księguje faktury i składa deklaracje podatkowe. To także doradca, który aktywnie szuka sposobów na optymalizację podatkową i redukcję kosztów. Czy Twój księgowy proponuje Ci rozwiązania, które pozwolą Ci zaoszczędzić pieniądze? Czy informuje Cię o dostępnych ulgach i odliczeniach podatkowych? A może po prostu robi to, co musi, i nie wykazuje żadnej inicjatywy? Jeśli Twój księgowy ogranicza się tylko do minimum, to tracisz szansę na zwiększenie zysków i rozwój Twojej firmy. Pamiętaj, że optymalizacja podatkowa to legalne i skuteczne narzędzie, które pozwala na zmniejszenie obciążenia podatkowego. Ważne jest, aby Twój księgowy był na bieżąco z przepisami i potrafił wykorzystać je na Twoją korzyść.
Zastanów się, czy Twój księgowy regularnie analizuje Twoje koszty i proponuje sposoby na ich redukcję. Może da się negocjować lepsze warunki z dostawcami, zoptymalizować koszty energii lub skorzystać z dofinansowania na szkolenia dla pracowników? Dobry księgowy powinien być Twoim partnerem w biznesie i aktywnie wspierać Cię w osiąganiu Twoich celów.
5. Korzystanie z przestarzałych systemów i brak automatyzacji
W dzisiejszych czasach, kiedy technologia rozwija się w zawrotnym tempie, korzystanie z przestarzałych systemów księgowych to strata czasu i pieniędzy. Jeśli Twój księgowy wciąż pracuje na papierowych dokumentach lub korzysta z programu, który wygląda jak z lat 90., to powinieneś się zastanowić, czy nie czas na zmianę. Nowoczesne systemy księgowe oferują wiele funkcji, które automatyzują procesy księgowe, oszczędzają czas i minimalizują ryzyko błędów. Automatyczne generowanie raportów, integracja z bankami i systemami płatności, elektroniczny obieg dokumentów – to tylko niektóre z zalet nowoczesnych rozwiązań. Brak automatyzacji oznacza, że Twoja księgowa/księgowy traci mnóstwo czasu na żmudne i powtarzalne czynności, zamiast skupić się na analizie danych i doradztwie. Poza tym, przestarzałe systemy są często mniej bezpieczne i bardziej podatne na awarie.
Rozważ wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resource Planning). To kompleksowe rozwiązanie, które integruje wszystkie obszary Twojej firmy, w tym księgowość, sprzedaż, magazyn i produkcję. Dzięki temu masz dostęp do aktualnych danych w jednym miejscu i możesz podejmować decyzje w oparciu o rzetelne informacje. Wiem, że wdrożenie nowego systemu to inwestycja, ale w dłuższej perspektywie przynosi ona znaczne korzyści.
Podsumowując, jeśli zauważyłeś u siebie którykolwiek z tych sygnałów ostrzegawczych, to nie czekaj, aż sytuacja się pogorszy. Skontaktuj się z innym biurem rachunkowym lub księgowym i poproś o niezależną opinię. Być może okaże się, że potrzebujesz tylko drobnych korekt, ale może też być konieczna gruntowna zmiana. Pamiętaj, że dobra księgowość to podstawa sukcesu Twojej firmy. Nie pozwól, aby niewydolny system finansowy ciągnął Cię na dno. Zadbaj o to, aby Twoja księgowość była Twoim sprzymierzeńcem, a nie wrogiem.
